Algemene Voorwaarden

1.1Organisatoren: De rechtspersonen en/of natuurlijke personen die verantwoordelijk zijn voor de organisatie van het Evenement, te weten de Koninklijke Loop in de op deze pagina vermelde editie.

1.2Deelnemer: De natuurlijke persoon (m/v/o), niet handelend als ondernemer, die zich op een door de Organisatoren toegestane wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement.

1.3Evenement: De Koninklijke Loop, een sponsorloop die door de Organisatoren wordt gehouden op de datum en locaties die voor de actieve editie op de website bekend worden gemaakt.

1.4Begeleider: De natuurlijke persoon die een Deelnemer begeleidt, of namens een organisatie, instelling of groep één of meerdere Deelnemers aanmeldt.

1.5Groepsaanmelding: Een inschrijving waarbij meerdere Deelnemers door één Begeleider of organisatie worden aangemeld en administratief aan het e-mailadres van die Begeleider worden gekoppeld.

1.6Overeenkomst: De overeenkomst tussen Deelnemer en Organisatoren betreffende deelname aan het Evenement.

2.1 Deelname aan het Evenement is uitsluitend mogelijk indien de Deelnemer, diens gezaghebbende of een Begeleider bij een groepsaanmelding het inschrijfformulier volledig, naar waarheid en correct heeft ingevuld. Door inschrijving stemt de Deelnemer, dan wel de gezaghebbende of Begeleider, in met deze Algemene Voorwaarden. De Organisatoren behouden zich het recht voor om inschrijvingen met foutieve of onjuiste gegevens te annuleren.

2.1a Bij een groepsaanmelding is de Begeleider verantwoordelijk voor het correct aanleveren van de gegevens per Deelnemer, waaronder afstand, eventuele ondersteuningsbehoefte en noodcontactgegevens. Communicatie over de groepsaanmelding verloopt via het opgegeven e-mailadres van de Begeleider.

2.2 Deelname is enkel toegestaan aan natuurlijke personen. Het is niet toegestaan tijdens het Evenement begeleid te worden door een of meer personen op fietsen of andere vervoersmiddelen, tenzij met uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de Organisatoren. Deelnemers mogen geen honden of andere (huis)dieren meenemen tijdens het Evenement.

2.3 De deelname aan het Evenement is strikt persoonlijk. Het is niet toegestaan een ander persoon in de plaats van een ingeschreven Deelnemer te laten deelnemen.

2.4 Deelname aan het Evenement is gratis. Er worden geen kosten in rekening gebracht voor inschrijving of deelname. Bij annulering worden eveneens geen kosten berekend. Afmelden kan kosteloos via hetcontactformulierof via de contactgegevens in je bevestigingsmail.

2.5 De capaciteit voor deze editie is nog niet vastgesteld. De inschrijfdeadline is Datum volgt. Bij het bereiken van de capaciteit sluit de inschrijving voor wandelplaatsen. Inschrijving geschiedt op volgorde van aanmelding.

2.6 Indien het Evenement door overmacht of onvoorziene omstandigheden (zoals ongevallen, extreme weersomstandigheden, aanslagen, pandemie, etc.) geen doorgang kan vinden, vindt er geen restitutie van gedoneerde gelden plaats.

2.7 De wedstrijdleiding is te allen tijde bevoegd een Deelnemer te diskwalificeren en deelname aan het Evenement te ontzeggen. Evenzo kan de medische staf, indien daartoe aanleiding bestaat, een Deelnemer verdere deelname verbieden.

2.8 De Organisatoren kunnen, in geval van overmacht of uitzonderlijke omstandigheden, besluiten het Evenement (tussentijds) te beëindigen, op te schorten, te neutraliseren, de route te wijzigen of de te lopen afstand aan te passen. In deze gevallen vindt geen restitutie van reeds gedoneerde bedragen plaats.

2.9 Een besluit van de Organisatoren om het Evenement geen doorgang te laten vinden of voortijdig te beëindigen, schept geen aansprakelijkheid voor vergoeding van door Deelnemers gemaakte kosten.

2.10 Bij inschrijving is het opgeven van een noodcontactpersoon(naam en telefoonnummer) verplicht. Dit wordt uitsluitend gebruikt in geval van een noodsituatie tijdens het Evenement.

2.11 Het goede doel en de bijbehorende actie voor de actieve editie staan op de donatiepagina. Een donatie wordt op het daar vermelde platform afgerond.

3.1 De Deelnemer of de voor hem/haar gezaghebbende verklaart zich bewust te zijn dat deelname aan het Evenement zowel fysieke als mentale fitheid vereist. De Deelnemer bevestigt over de vereiste gezondheid te beschikken en zich door training en voorbereiding adequaat te hebben voorbereid op het Evenement.

3.2 Deelname geschiedt volledig voor eigen risico. De Organisatoren zijn niet aansprakelijk voor enige schade die de Deelnemer mocht lijden als gevolg van deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van opzet, grove schuld of nalatigheid aan de zijde van de Organisatoren. Deze uitsluiting omvat ook ernstige schade, zoals letsel of overlijden.

3.3 Indien, ondanks het in het vorige lid bepaalde, aansprakelijkheid van de Organisatoren wordt aangenomen, is de schadevergoeding beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar van de Organisatoren ter zake van die schade uitkeert.

4.1 De Organisatoren zijn niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen van Deelnemers tijdens het Evenement.

4.2 Deelnemers worden geadviseerd waardevolle spullen thuis te laten en alleen het hoognodige mee te nemen tijdens het Evenement.

5.1 De Organisatoren verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

5.2 De door de Deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de Organisatoren opgenomen in een bestand. Door deelname aan het Evenement verleent een Deelnemer toestemming aan de Organisatoren tot gebruik van de persoonsgegevens voor het verzenden van informatie aan de Deelnemer en voor de organisatie van het Evenement.

5.3 Welke gegevens verzamelen we?

5.4 Rechtsgrondslag

• Toestemming — Bij het aanvinken van deze voorwaarden geef je toestemming voor de verwerking van je gegevens ten behoeve van je deelname.
• Gerechtvaardigd belang — Beveiligingsmaatregelen (sessielogging, rate limiting, audit logs) zijn noodzakelijk voor de bescherming van je account en onze systemen.

5.5 Opslag & beveiliging

Accountgegevens worden beheerd door Clerk. Een account is optioneel.

• Accountgegevens — Clerk verzorgt aanmelden, inloggen, e-mailverificatie en sessies. De website bewaart je accountwachtwoord niet in de deelnemersdatabase.
• Deelnamegegevens (rol, afstand, ondersteuning, donatiewens) — Convex-database voor real-time functionaliteit.

Het deelnemersportaal koppelt een inschrijving aan een account met hetzelfde geverifieerde e-mailadres. Beheer van inschrijvingen is alleen beschikbaar voor bevoegde medewerkers.

5.6 Derde partijen

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de dienst. Er worden geen gegevens verkocht of gebruikt voor commerciële doeleinden.

6.1 Cookies

Voor inloggen gebruikt de website sessiecookies van Clerk. Deze houden je ingelogde sessie actief. De geldigheidsduur volgt de accountinstellingen.

Het sessiekenmerk voor gebruiksstatistieken staat in tijdelijke browseropslag en is geen inlogbewijs.

6.2 Analytics

Wij meten websitegebruik om de ervaring te verbeteren. Hierbij:

• Bij aanmeldacties worden de gebeurtenis, pagina, een willekeurig sessiekenmerk en technische details vastgelegd.
• De eigen gebruiksstatistieken gebruiken tijdelijke browseropslag voor het sessiekenmerk.
• De geregistreerde paginapaden bij aanmeldacties bevatten geen queryparameters.
• Gebruiksgebeurtenissen in Convex die ouder zijn dan 90 dagen worden dagelijks in delen verwijderd.

7.1 Na succesvolle opslag toont de aanmeldpagina een bewijsnummer. De inschrijving staat eerst in behandeling. Een account is optioneel; met hetzelfde geverifieerde e-mailadres kan de Deelnemer de inschrijving in het deelnemersportaal bekijken.

• Na acceptatie kan de organisatie afzonderlijk een bevestigingsmail aanbieden met de basisgegevens van de deelname. Deze mail wordt niet automatisch bij het invullen van het formulier verstuurd.
• Bij gewijzigde mailgegevens kan de organisatie bewust een correctiemail aanbieden. Verificatie van een account verloopt afzonderlijk via Clerk.

7.2 De organisatie bekijkt nieuwe inschrijvingen in het beveiligde deelnemersbeheer. Mailaanvragen worden afzonderlijk geregistreerd. "Aangeboden aan mailserver" bevestigt de ontvangst door de mailserver en bewijst nog geen aflevering bij de Deelnemer.

7.3 Er worden geen commerciële e-mails, nieuwsbrieven of marketing verstuurd. Het e-mailadres wordt alleen gebruikt voor communicatie over deelname aan De Koninklijke Loop.

8.1 Tijdens het Evenement worden foto's en video's gemaakt voor promotie en verslaglegging. Toestemming voor het gebruik van herkenbaar beeldmateriaal wordt afzonderlijk vastgelegd. Akkoord met het reglement of deelname aan het Evenement geeft die toestemming niet automatisch.

8.2 Bij inschrijving kan de Deelnemeroptioneelexpliciete toestemming verlenen voor gericht gebruik van beeldmateriaal waarop de Deelnemer herkenbaar in beeld is. Deelname aan het Evenement is niet afhankelijk van deze toestemming. De keuze wordt afzonderlijk voor de hoofdinschrijver en iedere groepsdeelnemer vastgelegd.

8.3 De Deelnemer kan de in lid 8.2 bedoelde toestemming in het deelnemersportaal wijzigen of intrekken. Dat kan ook door contact op te nemen met de Organisatoren. Reeds gepubliceerd materiaal wordt dan zo snel mogelijk verwijderd.

8.4 Beeldmateriaal wordt uitsluitend gebruikt voor de website, sociale media en promotie van De Koninklijke Loop. Er vindt geen commercieel gebruik door derden plaats.

9.1 Deelnemers dienen zich te houden aan de aanwijzingen van de Organisatoren, vrijwilligers en medisch personeel tijdens het Evenement.

9.2 Deelnemers dienen zich sportief en respectvol te gedragen tegenover andere deelnemers, begeleiders, vrijwilligers en toeschouwers.

9.3 Het is niet toegestaan tijdens het Evenement uitingen te doen of kleding te dragen die als aanstootgevend of discriminerend kunnen worden ervaren.

9.4 De Organisatoren behouden zich het recht voor om bij ernstig wangedrag een Deelnemer de verdere deelname te ontzeggen.

10.1 Op grond van de AVG/GDPR heeft de Deelnemer de volgende rechten met betrekking tot persoonsgegevens:

• Recht op inzage (Art. 15) — Opvragen welke gegevens worden verwerkt.
• Recht op rectificatie (Art. 16) — Gegevens corrigeren via het dashboard of profiel.
• Recht op verwijdering (Art. 17) — Je account en persoonlijke DKL-gegevens verwijderen via je profiel. Administratieve gegevens kunnen geanonimiseerd worden bewaard. Financiële gegevens die de organisatie moet bewaren blijven zonder de persoonlijke accountkoppeling beschikbaar.
• Recht op dataportabiliteit (Art. 20) — Alle gegevens downloaden als JSON-bestand via dashboard of profiel.
• Recht van bezwaar (Art. 21) — Bezwaar maken tegen de verwerking van gegevens.

11.1 Indien de Deelnemer een account aanmaakt, verzorgt Clerk de accountbeveiliging:

• Inloggen — De beschikbare inlogmethoden en wachtwoordvereisten worden in het Clerk-inlogscherm getoond.
• E-mailverificatie — Je e-mailadres moet geverifieerd zijn om toegang tot je deelnamegegevens te krijgen.
• Extra beveiliging — De beschikbare opties volgen de Clerk-instellingen en zijn zichtbaar in het accountprofiel.
• Sessiebeheer — Actieve sessies bekijken en beëindigen is mogelijk via het profiel.

11.2 De Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het geheimhouden van het wachtwoord en het beveiligen van toegang tot het account.

12.1 Op deze Algemene Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

12.2 Alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van de Overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Organisatoren zijn gevestigd.

13.1 In gevallen waar deze voorwaarden niet in voorzien, beslist de organisatie.

13.2 Deze Algemene Voorwaarden kunnen door de Organisatoren worden aangepast. De meest recente versie is bindend en is beschikbaar op deze pagina.

13.3 Deze Algemene Voorwaarden zijn laatst gewijzigd op1 oktober 2026.

Voor vragen over deze voorwaarden, je privacy of de verwerking van je gegevens kun je contact opnemen via:

• Contactformulier —dekoninklijkeloop.nl/contact
• E-mail — inschrijving@dekoninklijkeloop.nl

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij deAutoriteit Persoonsgegevens als je van mening bent dat je persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt. Meer informatie:autoriteitpersoonsgegevens.nl.